ビジネスメールの悩み即解消!マナー・返信・件名・ポイント等を解説!

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普段友人や家族とメールをしているときは何も困りませんが、社会人としてビジネスメールを送る時って結構悩んだりしませんか?

「こうしたら失礼かな?」とか「タイトルは変えないほうがいいのかな」等。

ビジネスメールは社内の人間だけではなく、社外の人とのコンタクトをとるにも欠かせません。

それにメールは電話と違い残りますので、送る前には内容をしっかりと確認しましょう。

今回はビジネスメールで多い質問を取り上げて解説していきます。

いずれも基本的なことばかりなのでしっかりとマナーを覚えておきましょう。

ビジネスマナーに関する記事を総まとめにしました ↓↓

ビジネスのマナー事典!マナーで悩んでる人には必見の総まとめ。

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目次

複数人にメールを送るときはアドレスの宛名は、立場が上の人から並べた方がいい?

立場が上の人から並べたほうが、好印象な可能性があります。

メール本文の冒頭には、送信相手の名前を入力しますが目上の方から書くのが一般的です。

アドレスの並び順も気を遣って、悪印象をあたえることはありません。

丁寧さを感じるように、立場が上の人から並べましょう。

 

社外の人にメールを送るときは、CCメールに社内の人を入れる時の宛名は敬称をつけるべき?

どんなに立場が上の人であっても、社内の人に対しては呼び捨てにします。

敬う対象の人はあくまで社外の人です。

普段は敬称をつけて呼んでいる幹部や社長であっても、ビジネスシーンで社外の人に対しては社内の人を呼び捨てにするのがマナーです。

ただし、これが社内の人向けのメールですと変わります。

この使い分けはマナーですので覚えておきましょう。

この使い分けは、先方さんと会って話す時も電話で話す時も同じです。

 

会社のパソコンのメールアドレスに来たメールを、携帯電話のアドレスから返信しても大丈夫?

自分の身元をハッキリと明かした上でならば、大丈夫です。

先方さんは早い返事を望んでいます。時間がかかるよりもスピーディな方が好印象です。

もし会社に戻るまでに数時間もかかるようであれば、携帯電話のアドレスからでも返信するほうが好印象です。

知らない相手からメールが来ると、相手は戸惑うと思います。

先方さんには「◯◯商社の◯◯です。携帯電話のメールで失礼いたします」と、自分の身元を明かしましょう。

いつもとアドレスが違うが、自分のアドレスだと理解してもらえる説明を初めに添えた上で、メールを送信します。

 

送られてきたメールを「FW;」で転送する際、いらない箇所は削除しても大丈夫?

自分の勝手な判断で削除するのはやめましょう。

なぜなら削除することで、メールを書いた人の意図することが変わってしまう場合があります。

また勝手に削除されて失礼に思われるかもしれません。

もし、どう考えてもこの文章は必要ないなと判断し削除する場合は「以下略」など明記しておきましょう。

また文章が長くても、勝手に文を短くしないようにしましょう。

言葉を言い換えたりするのもいけません。

メールを送る人はちゃんと意味を考えて送っているはずです。

もし自分の送ったメールが添削されて、転送されていたら送り主も不快な思いをすると思います。

なるべく、削除をしたり、変更したりはしないようにしましょう。

 

送られてきたメールを引用して、返信するときには、なにか注意点がありますか?

冒頭に断りを入れて引用返信しましょう。

先方さんのメール本文の途中、途中でそれに対する意見や考えをいれていくと見やすくなります。

それにこちらも書いているときに話がブレなくなります。

人によってはこの形式に馴染みがなく、失礼だと感じる人もいるかもしれません。

そのようなケースを考慮して、引用返信するときには冒頭に「引用返信にて、失礼致します」と断りの文章をいれておきましょう。

そのほうが無難で確実です。

 

先方の連絡先を自分のアドレスに登録するときは何か気をつけたほうがいい?

名前に敬称をつけて登録しておきましょう。

これは感じ方の問題になってくるのですが、呼び捨てで登録されるよりも「様」がついて登録されてある方が印象が良いですよね?

相手にやられて嬉しいと思うことは取り入れていきましょう。

先方さんの名前の後ろには「様」を付けるようにしましょう。

普段からそういう良い習慣を付けておくと色んなところで、役に立ちます。

 

面識のない人に連絡を取りたい場合、初めてだったらメールよりも電話の方が良い?

メールでも大丈夫ですが、無礼を詫びる文章を添えましょう。

面識のない相手からだと、相手は戸惑うと思いますし、失礼に感じるかもしれません。

自分に置き換えてみればわかりますが、知らない相手からメールが来るとちょっと不気味なものですよね。

本来であれば電話が先です。

でもそうはいかないときもあります。

電話を先にするのが基本だからと、こちらの都合のいい時間に電話対応してもらうことは、先方さんの時間を割くことになります。

その点メールですと、相手は自分の都合のいい時間に対応できるなどの利点もあります。

ただし、冒頭にもご説明しましたようにメールの最初には「ご挨拶もしないまま、このようなメールを突然お送りすることをお許し下さい」などのように、非礼を詫びる内容の文章を添えましょう。

その上で本題に入るようにします。

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先方さんからのメールに対して、電話で返事をするのはマナー違反?

その内容が重要なほど、メールで返信するべきです。

もし何か問題が生じてしまったとき・・・

「送った」「送ってない」「聞いた」「聞いてない」などの騒動になるときがあります。

でももしそういうときに、やり取りしたメールが残っていれば、それが証拠になります。

先方さんのメール内容から、早急に返事を欲しがっていると判断した場合でもまずはメールで返信しましょう。

その後に電話で「メールをお送りしました」と伝えるのが確実です。

 

「頂く」と「戴く」。この2つの感じの使い分けは?

どちらの字を使っても間違いはありません。

謙譲語と尊敬語の使い分けが関係しています。

謙譲語である頂くは自分がへりくだるときに使います。

尊敬語である戴くは相手を敬うときに使う言葉です。

ですから、意味は少しちがうのですがどちらも丁寧な言葉なので、どちらの漢字を使っても問題はありません。

また文章で「~していただきますよう~」という使い方をするときがありますよね。

このときには漢字を使いません。

ひらがなで書きます。

 

親しい相手だったら、仕事上のメールでも絵文字を使っても良い?

答えはNOとなります。ビジネスシーンでは絵文字はいけません。

ビジネスメールはいつ誰に読まれても問題が無いようにしなければなりません。

そういった状況になることはしばしばあります。

簡潔にポイントを抑えたメールを書くためにも「挨拶 → 要件 → 挨拶」という風にビジネスメールの型にそった文章構成にしましょう。

ビジネスメールでは少し冷たい内容に感じてしまうこともあります。

そういうときには結びの挨拶の前に絵文字ではなく、あくまで文字で柔らかい文章を添えると良いです。

社会人としての対応をしていきましょう。

 

メールのタイトル(件名)を付けるときどのような点に注意すべき?

先方さんがタイトルを見ただけで内容が把握できるようにしましょう。

タイトルは相手の目に1番最初に触れる情報です。

メールを開いて文字を読まないと分からないようなタイトルは不親切です。

そのメールのタイトルを見ただけで、すぐに対応すべきかどうかの判断ができるようなタイトルがベストです。

例えば「先日の商品打ち合わせの件」などのように、要件と送信者名を書くと相手もそれだけでどんな内容のメールか分かるのでとても親切な件名です。

できるだけ伝わりやすいような件名にしましょう。

 

複数人にメールを送るときは、宛名の設定はCCとBCCのどちらにすべき?

そのメールを誰に送信したかを明確にしたいときはCCに設定しましょう。

CCとはメールを送信した全員にその人のアドレスが表示される設定です。

他に誰がこのメールを受け取ったのかが分かるのが利点です。

BCCとは他に誰が受け取ったのかが分からない設定です。

例えば、先方さんに送るメールを自分の上司に報告がてらBCCに設定して送信すれば、先方さんには上司のアドレスは表示されずスマートに報告も済みます。

最近では個人情報の漏洩が取沙汰されていますので、使い方を間違えるとトラブルになる可能性もあります。

決して間違えのないように慎重に設定しなければいけません。

 

送られてきたメールに返信するときは、件名を変更しないほうが良い?

「Re:」が1つ付いた状態で返信するのが良いです。

タイトルは変更しないほうが、どのメールに対する返信なのかが分かりやすいです。

ですので先方さんも整理が簡単になります。

でも、もし何度もメールでやり取りをする場合「Re:」がどんどん増えてしまいますよね?

そうなってしまっては見づらくなってしまいますし、あまりいい気はしないでしょう。

そのようなときは「Re:」が1つになるように修正しましょう。

その方がスッキリとします。

 

引用しながら返すと理解しやすい

メール本文に対して引用を表す > を使って必要箇所のみを引用しながら返事を書き加えると、話の形に沿うようになるので理解しやくすなります。

また部分的に返事をし忘れてしまうというコトを防止する効果もあります。

 

メールで依頼をするときに失礼にならないようにする文章の語尾は?

語尾に困ったらその直前の文章を工夫します。

お願いや依頼をするときの文章ってあんまり種類がないですよね。

「~をよろしくお願いいたします。」

「~をして下さいますようにお願い申し上げます」くらいかと思います。

そういう場合は~の部分を工夫しましょう。

例えば「ご検討のほどよろしくお願いします」や「見ていただきますようお願い申し上げます」などのようにします。

それだけでも言い方が少し変わりますよね。

少しだけ工夫すると印象が随分と変わってきますので、語尾の直前の文章を少し工夫しましょう。

ビジネスマナーに関する記事を総まとめにしました ↓↓

ビジネスのマナー事典!マナーで悩んでる人には必見の総まとめ。

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