報告・連絡・相談のマナーや報告書の基礎的な書き方

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ホウ・レン・ソウ。

学生の時でも聞いたことがある言葉だと思います。

当然、たべもののコトではありません。ビジネスシーンで使う言葉です。

知っている人も多いと思いますが、ここではホウレンソウの基礎を解説していきます。

ビジネスマナーに関する記事を総まとめにしました ↓↓

ビジネスのマナー事典!マナーで悩んでる人には必見の総まとめ。

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【ビジネスマナー】仕事上でのホウ・レン・ソウとは

報告(ホウ)

仕事上でのミス、進捗状況、仕事の終了時

連絡(レン)

出勤・遅刻、社内行事

相談(ソウ)

問題点・判断を仰ぐ・仕事上での悩み

 

報告の仕方や注意点 (ホウ)

報告をする上でまずは覚えておきたいルールです。

  • 報告するときは「結果」から報告。
  • 伝えるときは相手がわかりやすいようにシンプルに。
  • 聞かれる前に報告しましょう。相手や上司に「あの件、どうなったんだ?」と言われはいけません。
  • 長いスパンの仕事の場合は、終了時だけでなく、途中にも報告しましょう。
  • 悪い報告でも、伝えなければいけません。後回しにするほど、言い難くなります。

報告書の書き方・まとめ方の基本

書くときに必要なことを、順を追って解説します。

  1. 報告する相手の名前・いつの報告なのか・報告者の名前・何に対しての報告なのかを明記。
  2. 結果を記載。(わかりやすく簡潔に。長すぎるのもよくありません。)
  3. 結果の理由を記載。
  4. 結果に付いての考え・考察、そして今後の見通しを記載しましょう。

報告書でよくありがちなのが、説明が長くなってしまうことです。

説明文が長くなると、要点からズレていきやすくなります。

長くなってしまうこともあると思いますが、相手にわかりやすいことが大切です。

 

連絡を取り合う時の基本 (レン)

会社ではチームみんなで連携をとって仕事を進めています。

ですから連絡を取り合うことは非常に重要なことです。

連絡を取り合う時の基本を以下にまとめます。

  • チームで仕事をしているときは、情報・変更事項など、マメに共有しましょう。
  • 情報を伝えるときは正確に伝えましょう。曖昧なまま伝えると混乱を招く元に。
  • 大事なことや、急な用事はできるだけ電話で。

メールでは、相手が見逃すこともありますし、ちゃんと理解できていないこともあります。

最近ではLineというアプリもあって、読んだかどうかは「既読」でわかりますが、それでもしっかり伝えたい事は、電話か口頭で伝えましょう。

 

連絡手段のメリット・デメリット

様々な連絡手段がありますが、内容によってはベストな伝え方が違います。

急を要する場合・連絡事項が多く複雑な場合など、その時々に適した方法で伝えましょう。

相手が理解しやすい方法を選んでいきたいですね。

メール

メリット

  • たくさんの人に同時に送信することができます。
  • 空き時間を使って文章を作成することができます。
  • 相手に正確に伝わる。

デメリット

  • 相手が読んでくれたか分からない。
  • 相手が内容を「理解」して行動してくれるかわからない。

FAX

メリット

  • 他の部署や社外の人への連絡に便利。
  • 相手の携帯に送るわけではないので、遅い時間でも気にせず送信できる。

デメリット

  • 機密事項などの連絡には不向き。
  • 同じ部署内であれば、直接伝えたほうが早い場合も。

口頭

メリット

  • すぐに伝えられる。
  • 相手が理解してくれたか、わかりやすい。

デメリット

  • 伝えることが複雑だと、相手が理解しにくい。

電話

メリット

  • 一人に対していつでも連絡をとることできる。
  • メールよりも、相手が理解したかがわかる。

デメリット

  • 口頭と一緒で、伝えることが複雑だと、相手が理解し難い。

LINE(スマホアプリ)

メリット

  • メールと違い「既読」表示があるので、相手が目を通してくれたか、わかりやすい。
  • 簡単にグループを作れるので、「チームのメンバー」や「部署の人」といった、特定のグループに連絡を伝えやすい。

デメリット

  • メールと同じで相手が「理解」してくれたかがわかりにくい。

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相談についての仕方や注意点 (ソウ)

仕事をしていて、何かわからないことが発生した時。

「これは自分では判断できない」と思うこともあるでしょう。

そんなときには上司や仲間に相談して、意見をもらうことも大切です。

相談するときには相手を選んで

困ったことや悩み事を話すのは、相手を選びましょう。

すべての相談を上司にするのも良くありません。

「そんなことで俺に相談するな」という短気な上司もいるかもしれません。

簡単なことであれば仲間が解決策をしっていることも多いです。

相談する内容の重要度などで、相手を選びましょう。

 

相談したら、その人にどうなったかを報告

相談したら、どうなったかをちゃんと報告しましょう。

相手は「あの時の件は一体どうなったのだろう?」と思っています。

少しでも進展があったら、相手に伝えましょう。

自分の助言で相談者の悩みが解決したら、お互い嬉しいものです。

お礼も欠かさずにしましょう。

 

相談するときは、伝える内容を簡潔に

相談するときに限ったことではないですが、話がまとまっていないと聞き手も疲れます。

相手に「メンドウ」と思われないようにするためにも、伝えたい要点をまとめておきましょう。

 

答えだけ求めるのではなく、自分の考え・意見を持つ

相手に相談するときに、その起きている事象に対して

「自分はこう思う」「こういうことをするべきだと思っています」

という、意見をもちましょう。

「自分はこう思う」という考えが無いと、相手もアドバイスの方向性がわからなくなってしまいます。

 

相談するときには相手のタイミングも見計らって

相談を持ちかけるときは、相手のタイミングも見計らいましょう。

相手が忙しい時などは、迷惑と思われることもあるでしょう。

相手も落ち着いている時の方が、いいアドバイスをくれると思います。

 

いいにくい相談をするときのタイミングは食事中がベスト

相談の内容によっては、相手の顔色を伺うこともありますよね。

「いったら怒られそう」「イヤな顔されないかな」等。

そんな相談事を持ちかけるときの絶好のタイミングがあります。

それは食事中です。

食事中というのはリラックスしている状態です。

普段だと「そんなことも分からんのか!」となる状況でも、食事中では「そうか、わかった。これからは気をつけろよ」

くらいで済むことも結構多いものです。

私にもこういう経験はしばしばあります。

何かいいにくいことは、食事の場をつかってこっそり打ち明けるのも、社会人のマナーかもしれませんね。

 

仕事が間に合わなそう。協力をおねがいするときのマナーは?

スケジュール的に「やばい、この仕事ペースが遅れている」ということもあると思います。

そういう時には、早めに仲間に協力を要請するものですが、その時にもマナーがあります。

以下のことに気をつけましょう。

  • 「これでは間に合わない」と判断したら早めに協力をお願いしましょう。緊急はいけません。
  • 協力をお願いするときは仲間に直接お願いするのは控えましょう。人員配置している上司に一度相談が必要です。
  • 上司に相談するときは仕事の内容、進捗状況、期限を正確に伝えましょう。
  • 協力をしてもらったらお礼も忘れずに。

ついつい、気心がしれた同期や仲間にお願いしたくなりますが、まずはその気持を抑えましょう。

「会社の人間を自分が使う」ことになりますので、一度上司に聞くのがマナーです。

社会では、勝手な判断はミスを招くもとになります。

チームプレーで仕事をしましょう。

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