ビジネスでは営業で他の会社を訪問することがしばしばあります。
訪問した先では自分達はお客様になりますが、相手に失礼の無いようにしなければなりません。
対応する態度や無礼が取引や商談に影響することもあります。
ここでは営業で会社訪問するときのビジネスマナーをご紹介します。
★ビジネスマナーに関する記事を総まとめにしました ↓↓
ビジネスのマナー事典！マナーで悩んでる人には必見の総まとめ。
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目次
訪問に伺う前に
・アポをとる
アポを取るときは相手の都合を優先してください。
要件と所要時間を伝え、判断を待ちます。
「先日、ご予約頂いた商品の納品の件で30分ほどお時間いただけないでしょうか？」
の様に聞くのが良いと思います。
また重要な要件の場合はアポを取る前に、文書で申し入れをしましょう。
日時は向こうの希望日を聞き、もし都合がつかなければ代替案を出します。
一週間前にはアポをとっているようにしましょう。
・遅刻は失礼。10分前行動
時間ギリギリではなく、10分前には到着しているようにします。
遅刻は相手に対して失礼です。
もし、遅刻しそうになったら、「これから訪問は可能か」どうかも聞いておきましょう。
・名刺・資料など忘れ物に注意
取引や商談の話をするために、資料などの忘れ物はあってはいけません。
また名刺も必須です。
・アポをとってから当日まで、日が空いていたら
一度確認の連絡をすることをオススメします。
相手も忘れていはいないと思いますが、万が一のために電話かメールで確認します。
相手の会社に着いたら
・コートやマフラー等は入る前に脱ぎます
コートやマフラーや手袋は脱いでから訪問するのがマナーになります。
コートは片手で持ちましょう。
カサはしっかりと水を落としてから入りましょう。
またスーツのボタンもしたほうが良いです。
以外とボタンを外しっぱなしの人が多いですが、ボタンをしたほうがシャキっと見えます。
・受付で伝えること
自分の社名・部署名・氏名と、訪問先の部署名・担当者の名前を伝えます。
「◯時に◯課の◯◯様とお約束をしております。」と言いましょう。
・退社や転職を伝えるために来たときは
退社や転職のことを伝えるために、お世話になった人に挨拶しにいくことがあります。
このときにはアポを取る必要はありません。
受付に「挨拶をしに来た」ことを伝えましょう。
それでもし、担当の方が時間を取ってくれたら、手短に挨拶を済ませましょう。
応接室や担当者のもとへ案内されたら
・着座する
案内されたら座ります。
持参した荷物は下に置きましょう。コートは畳んで脇におきます。
イスやテーブルが空いてても置いてはいけません。
準備していた名刺や資料はすぐに使えるように出しておきましょう。
・部屋の扉がノックされたら立ち上がる
担当者が来たときには立ちあがって挨拶をしましょう。
初対面の場合は名刺を渡します。
もしお土産などを持っていた場合はこのタイミングで渡します。
ちなみにお茶を出されても、すぐには飲まないようにしましょう。
先方の方が飲んでから飲みます。
自分だけにお茶を出された時は飲んでも大丈夫です。
名刺に関するビジネスマナはこちらが参考になります → 名刺関連のビジネスマナー。名刺交換の仕方・受け取り方・よくある質問など
・いきなり本題に入らないように
商談や取引をしに訪問していますが、すぐに本題には入らないほうが良いです。
特に初対面であれば、なおさらです。
雑談を少々してから本題に入った方が良いです。
いきなり本題に入るよりも、和やかに話を進めることができます。
そのためにも何かネタ話やニュースを仕入れておくことをオススメします。
・本題にはいったらまずは結論から
本題に入ったらまずは結論から述べましょう。
結論から述べることで話がブレにくくなります。
結論を述べてから理由や経緯などを説明したほうが分かりやすいです。
特に話が苦手な人は、結論から喋ったほうがまとまります。
・打ち合わせ・取引を終えるときは
訪問側のこちらから話を切り上げます。
話し合いで決まったことや要点などを、再確認してから閉めます。
・去る時はお礼を言う
訪問側からお礼を言います。
「本日はお時間を取っていただき、ありがとうございました。」
と言いましょう。
印象を良くするためにもハキハキと、そしてしっかり頭を下げましょう。
打ち合わせ終了、帰るときには
・見送ってもらったときは
打ち合わせが終わっても、コートやマフラーはまだ来ません。
コートやマフラーは訪問先を出てからです。
またエレベーターを使うときなどは、一言添えます。
「こちらで結構ですので」と言いましょう。
笑顔で会釈をしながらがポイントです。
・帰社後は上司に報告
帰社後の報告は社会人にとってのマナーです。
上司に報告するときも、まずは「結論」から述べます。
分かりやすく完結に伝えることが大切です。
また訪問後の挨拶・お礼をすることも忘れてはいけません。
例えば無理をして時間を作ってくれたり、重要な取引をした時など。
メールで挨拶やお礼をしましょう。
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個人宅に訪問するときのビジネスマナー
個人宅に訪問するときには警戒されないようにする必要があります。
企業に出向く時とはまた違ったマナーがあるので覚えておきましょう。
・訪問するときの時間帯
早朝・食事の時間帯・夜は訪問を避けましょう。
相手に迷惑と思われる行動は避けます。
午前であれば１０時～１１時。
午後であれば１４時～１６時が適切です。
また相手がうっかり忘れている時もあります。
できれば訪問の前日、当日の１時間前には一度確認しておいたほうが良いです。
訪問している時間は長くても１時間少々くらいにしましょう。
・個人宅に行くときは１０分前に着かないようにする
企業へ訪問するときは早めに到着していたほうが良かったです。
ですが個人宅では、予定時間よりも早めに訪問することが良いとは限りません。
相手はビジネスマンではないので、１０分前に準備が済んでいることは中々ありません。
ですから時間ちょうどくらいにいくのがベストです。
・身だしなみにも注意を
企業の訪問のときもですが、身だしなみは大事です。
第一印象は見た目で決まります。
清潔感があるのは当然ですが、話しやすい雰囲気であることも必要です。
怖そう・チャラそう等が見た目から感じられるようではアウトです。
またお家の中に案内されることもあります。
ですから靴下やストッキングにも気をつかいましょう。
コートやマフラーなどは企業訪問と同様、玄関で脱ぎます。
アポを取らずに飛び込み営業するときには
飛び込み営業とは営業における基本とも言われています。
アポを取らずに会社を訪問することはマナー違反ですが、そういう方法もあります。
ですが、相手に話を聞いてもらうためにも、良い印象を持ってもらわなければいけません。
アポ無しの場合のマナーを解説します。
・突然の訪問を詫びる
突然の訪問に相手は「良い印象をあまり持っていない」ということを意識しておきましょう。
ですから突然の訪問に対して詫びます。
「この度は突然お邪魔させていただきまして、申し訳ございません」
の様に伝えるのが良いでしょう。
・会社名、部署名、名前、目的を言う
自分がどこの誰なのかをご説明し、訪問させてもらった目的を言います。
「私、株式会社◯◯の◯課の◯◯と申します。」
「今日は当社で新しく始まる◯◯というサービスの件でご紹介させていただきたく、お伺いさせていただきました」
のように伝えると良いと思います。
相手を威圧することなく、やさしく丁寧に言いましょう。
・担当の人への取り次ぎをお願いする
担当の人へ変わってもらうにはこの様に伝えるのが良いと思います。
「今回紹介させていただきたい◯◯ですが、記者のインターネット環境を、よりスピーディにできるものでございます。」
「大変おそれいりますが、WEB担当の方はお手すきでしょうか？」
このように言って、取り次ぎをお願いしましょう。
まとめ 会社訪問・飛び込み営業のビジネスマナー
・基本的はアポをとってから
相手と約束をかわしてから訪問するのがマナーです。
・名刺や資料をわすれずに
仕事に使う資料や名刺を忘れたら、商談や取引に影響がでます。
・会社の玄関でコートを脱ぐ
行くときも帰る時もコートの脱着は、玄関や受付の手前で済ませます。
・本題に入る前に雑談を
雑談をして場を和ませてから本題に入りましょう。
訪問前にはニュース等のネタを仕入れときます。
・本題を言う時は結論から
結論から述べたほうが伝わりやすいです。
結論のあとに、理由や経緯を述べると話がブレません。
・個人宅にお邪魔するときは、特に時間や身だしなみに気をつける
企業訪問は１０分前行動でしたが、個人宅は時間ちょうどにする。
警戒されないように身だしなみや雰囲気にも気を配るようにします。
また家の中に上がることもるので、靴下やストッキングもキレイなものを選びましょう。
・アポ無しで訪問するときは、まず詫びる
アポをとらずに訪問したことを詫びる必要があります。
・アポ無し訪問の場合は印象を良くすることを心がける
アポ無しで訪問することは、相手によく思われていません。
ですから話をキチンと聞いてもらうために、印象を良くする必要があります。
★ビジネスマナーに関する記事を総まとめにしました ↓↓
ビジネスのマナー事典！マナーで悩んでる人には必見の総まとめ。
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