メモを取るときのビジネスマナー。電話・伝言の要点の押さえ方や聞き返し方

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何かお願いされたとき、大切なことを書き漏らさないように、メモを取ることはとても大切です。

メモで大切なことは、見た人が内容を理解できるということです。

今回はメモをする上で押さえておきたいポイントなどをご紹介します。

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電話・伝言などで要点を抑えたメモをとるには

忙しい時や、メモをする内容が膨大なときなど、メモを取りきれなかったことは無いですか?

特にビジネスでは、業務や取引に関わる大事なお話を扱うため、キチンとメモをとりたいですよね。

わかりやすいメモをとるには以下の点に気をつけましょう。

いつ」・「どこで」・「何を」・「どうする」・「なぜ?」・「いくら?

これらを聞き逃さずにメモをとることで、誰が見てもわかる内容になります。

※メモ用紙には自分の名前も書いておきましょう。

そうすることでメモを見た人が、確認したい時に誰に聞けばいいかわかります。

ここまでやってビジネスマナーといえると思います。

 

メモをするときに気を付けたいこと

・復唱しながらメモをとる

復唱をしながらメモをとることで、ミスを未然に防ぐことができます。

なぜなら復唱をすることで、もし間違っていたら相手が「そこ違いますよ」と教えてくれるからです

ですから復唱はメモをとるときに必須です。

・キレイな字で

急いでいるときやメモをとる準備ができていない時は難しいかもしれません。

ですが、見た人が「これ、なんて書いてあるんだ?」となってはメモの意味がありません。

特に男性の方は、乱雑になる傾向がありますのでご注意ください。

・伝言をうけとった時間も記入しておく

日時の記入もしておきましょう。

見た人が、もう済んだ用事なのかを判断する材料になります。

 

聞き返すときには「恐れいります」と一言添える

電話をしていて聞こえにくいときや、もう一度言って欲しいときに言いましょう。

「恐れ入りますが・・」と一言添えてから、もう一度お願いすると丁寧になります。

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正確なメモをとるための電話マナー

メモを取りながら電話をしていると、相手の言ったことを聞き逃してしまうこともあると思います。

そういったときには丁寧な言葉でもう一度お願いしましょう。

また、声が小さい場合や確認したい場合の聞き方をご紹介します。

もう一度言ってほしい場合・・・「恐れ入りますがもう一度お願いできますでしょうか?」

声が聞き取りにくい場合・・・「恐れ入りますが、お電話が少し遠いようなので、もう一度お願いできますか?」

メモに間違いがないか確認したい場合・・・「確認のため復唱させていただいてもよろしいでしょうか?」

※携帯電話の番号や、聞くと失礼になりそうなことを聞く場合も「恐れ入りますが」とつけましょう。

・「まことに恐れ入ります。もう一度御社の名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

 

聞き返したけど、まだ聞こえない時には

ビジネスマナーとして何度も聞き返すことは失礼になります。

でも電話に出た人の声が、すごく小さくて聞こえない時ってありますよね。

「一回聞き返したけど、まだ全然聞き取ることができない。どうしよう・・・」というときの方法があります。

そういうときには機械や電波などのせいにして聞き直すとスマートです。

「お話中恐れいります。電話機が不調なようですので、もう一度おねがいできますでしょうか?」

と、このような感じで聞き返しましょう。

それでも聞き取りにくい場合は、耳に受話器を押し付けたりするしかないかもしれません・・・

 

相手の名前を間違えるのはビジネスマナー違反

相手の名前を間違えるのはビジネスでは大変失礼なことです。

もし、聞き取りにくい場合の対処法としては、「名前を漢字で書くときにどの字で書くか聞く」方法があります。

この方法であればより正確に聞き取ることができます。

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