仕事ができる人はみんな知ってる。スケジューリングのコツや優先順位の管理法

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仕事を要領よく進めることがデキる人は、仕事の進め方を具体的にイメージできています。

そして仕事の進め方を具体的にイメージするためにスケジューリングを行っています。

社会人なら誰でも持っているスケジュール帳を使って、仕事を効率よく進めることができるのです。

今回はスケジューリングのコツやポイントを解説していきます。

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スケジューリングのコツ

時間は誰でも1日24時間です。

その中で仕事を効率よく進めるためには、キチンと予定を把握していなければなりません。

スケジュール帳に記入するだけで終わってる人、意外にいるんじゃないでしょうか?

スケジューリングは仕事をスムーズに行うため、仕事の精度を高めるために行います。

スケジューリングのコツは以下のとおりです。

●付箋(ふせん)を活用し「やることリスト」を作る

●仕事とプライベートを1つのノート(アプリ)で管理する

●仕事の完了までに必要なモノ・コト・日数などをすべて具体的にする

●仕事の優先順位を決める

●仕事に締め切りを設ける

●期日よりも早く終るイメージで仕事を進める

●予定をギュウギュウに入れず、スキマ時間を作る

 

1つずつご説明していきます。

 

付箋(ふせん)を活用し「やることリスト」を作る

今日や明日のうちにやる内容を整理するのに、とても役に立ちます。

まず付箋に、やることリスト(予定)を書きます。

書く内容は例えば「◯日の◯時までにFAXを送信する」・「◯◯商事と◯時に商談のお話をする」等です。

これらを普段、目にしやすいところに貼っておくことで常に、予定が頭に入ります。

貼る場所としてはパソコンやデスクや手帳が良いと思います。

 

優先順位が高いものから並べていく

そうすることで期日が迫っているものや、重要性の高いものが可視化できます。

「優先してやるコト」が分かるのでムダがありません。

 

終わった予定の付箋を捨てていく

終了したスケジュールの付箋は捨てましょう。

残っているスケジュールが分かります。

 

仕事とプライベートの予定を1つのノート(アプリ)で管理する

仕事用とプライベート用、それぞれのスケジュール帳で管理されている方いませんか?

もちろんそれでも大丈夫ですが、もしかしたら予定がブッキングしてしまうかもしれませんよ?

 

ブッキングというリスクを回避する

それぞれのスケジュール帳で管理することで1番怖いのが、ウッカリしていた時のブッキングです。

「デートとミーティングの時間が重なってしまった・・」等とならないように、1つのスケジュール帳で管理するのがオススメです。

 

記入するときに色分けすれば、一つのスケジュール帳でも見やすい

「一つのスケジュール帳に、仕事もプライベートも書いたらわかりづらい」という方もいるでしょう。

ですが、色分けすることで解消されます。

仕事は青色、プライベートはピンク色と、色分けをすることで一目で分かります。

こうすることで一つのスケジュール帳で、仕事もプライベートも管理できます。

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仕事の完了までに必要なモノ・コト・日数などをすべて具体的にする

ひとつの仕事・プロジェクトの完了までに、必要なモノゴトをすべて具体的にしていきます。

例えば、必要な時間・日数・人員・ミーティングの回数・DMの発送枚数 etc です。

具体的なほどゴールが見えてきますし、優先順位も決まってきます。

それにゴールまでの道筋が見えれば、「後はやるだけ」なので作業がシンプルになります。

 

仕事の優先順位を決める

優先順位は以下のとおりになります。

1、期日が決まっている仕事

2、期日が決まっていない仕事、自分で決めれる仕事

3、スキマ時間にデキる仕事

期日を守ることは、社会人とってかなり重要なことです。

ですから重要性や緊急性の高い仕事をできるだけ優先しましょう。

 

仕事に締め切りを設ける

もし仕事に期日がなくても「◯◯日までには仕上げる!」と期日を決めましょう。

締め切りがないと、ついついスローペースになってしまいがちです。

 

締め切りよりも早く終わるイメージで仕事を進める

期日ピッタリに終わるようなペース設定ですと、なにかトラブルがあったときに大変です。

それにスケジュールを立てても、100%その通りにいくことは中々ありません。

 

予定をギュウギュウに入れずスキマ時間を作る

スケジュール帳にギュウギュウに予定を詰め込むのも、充実感があって良いかもしれません。

しかしそれでは「予想外のできごと」や「トラブル」への対応が難しくなってしまうコトもあります。

「予定外のできごと」や「トラブル」があったときに、「スキマ時間」が役に立ちます。

スキマ時間を作っておくことで臨機応変に対応することができます。

仕事をしていると「◯◯さんがインフルエンザで欠勤になった」などの状況がしばしばあります。

100%予定通りにいくことは、中々ありませんので余裕をもちたいですね。

 

要領よく仕事ができない人の特徴

上記でご説明してきた内容と、逆の人たちです。

その原因と特徴をまとめました。

● スケジュール帳が役に立っていない

● スケジュール帳は予定だけ記入して終わり

● 仕事を完了させるまでに必要なモノゴトが、具体的にイメージ出来ておらずムダが多い

● 予定をギュウギュウに詰め込みすぎてパンク状態

 

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