社外文書とは大体ビジネス文書のことを言います。
その役割は実務をよりスムーズに進めるためにあります。
ですから仲間とのコミュニケーションを図るための文書ではなく、実務内容を記録するためという意味合いが強くなります。
社外文書は社内文書と違い、礼儀的な部分を省くことができません。
で、最も大事なことは何かというと相手に正確な情報を伝えるということです。
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目次
社外文書を作成する前に知っておきたいポイント
・上司に一度見てもらう
上司から見ても大丈夫であれば間違いありません。
それに誰かに見てもらったほうが、客観的に判断できミスの少ない文書になります。
・要点がすぐわかるような文章にする
文章が長くなったり、修飾語を使ったりするとちゃんと伝わらない可能性があります。
・最低限の礼儀をわきまえる
前文と文末には挨拶文をいれて、正しい敬語で書くようにしましょう。
・客観的な内容で書く
感情を入れて文章を書いてはいけません。あくまで客観的な事実を述べます。
社外文書を作成するときの基本構成
社外文書には流れがあり、それに従って書くことで読み手が理解しやすくなります。
基本はこの構成に沿って文書を作成しましょう。
・前付
年月日・宛名・発信者名を記入します。宛名は左寄せで、他は右寄せにします。
・件名
内容がすぐに分かるようなタイトルにしましょう。
・前文
頭語・時候の挨拶・ご機嫌伺い・お礼の順に記入します。
・主文
「さて」「ついては」などの言葉を使って１拍おいてから本題に入ります。
・末文
頭語が「拝啓」であれば「敬具」というように、頭語に対する結語で締めます。
・別記
文書と別の説明を入れる場合に「記」と書きます。そのときには箇条書きで記入するのが１番いいと言われています。
・副文
注意事項などがある場合は最後に書きます。
前文や末文の例
前文
・ご機嫌伺い
「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「◯◯の候、貴社ますます御隆盛のこととお慶び申し上げます」
「貴社いよいよ御繁栄のこととお慶び申し上げます」
・お礼
「平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます」
「このたびは過分のご厚情にあずかり厚く御礼申し上げます」
「日頃より何かとご支援を頂き心より感謝申し上げます」
文末
「まずはごあいさつまで」
「取り急ぎご通知申し上げます」
・返事をお願いするとき
「ご多忙とは存じますが、ご返事を賜りたく存じます」
「折り返しご回答くださいますよう、お願い申し上げます」
案内状を作成するときのポイント
展示会や説明会などの催し物への参加をお願いする場合は、相手にもメリットがあることをしっかりと伝えましょう。
相手もボランティアで参加してくれるわけでは無いと思うので、メリットの記入をしっかりと行います。
メリットを記入するときには、相手に「参加したいな」と思ってもらえるように書きます。
そのために具体的な数字や、分かりやすい表現などを用いたりすることでスムーズに話が進みます。
案内状を作成するには以下のポイントに気をつけます。
・製品の特徴
製品の特徴や性能や機能を、相手に分かるように表現します。
数字などを用いると具体性がアップします。
・別記で日時や場所を記載
相手に分かりやすいように箇条書きで書くのがいいです。
・案内図の添付をつける
会場周辺の案内図や、そこへのアクセス方法などを詳しく記しましょう。
添付するのが基本で、無いのは不親切です。
依頼書を作成するときのポイント
相手にお願いをするものなので、好感をもってもらえるような書き方をしなければいけません。
返信を求める場合は、返信用はがきや切手の準備も必要です。
依頼書を作成するときは以下のポイントに気をつけます。
・自分の連絡先を記入
相手が連絡したいときに困らないように、電話番号・メールアドレス・FAX番号などを記載しましょう。
・自己紹介
初めて連絡をする相手の場合はまず非礼を詫びます。
自分や会社について自己紹介をします。
長々となってはいけないので簡潔にわかりやすく記入しましょう
・依頼する理由を記入
相手を選んだ理由や目的を分かりやすく記入しましょう。
わかりやすくハッキリとした内容でないとトラブルになります。
相手に納得して依頼を受けてもらえるようにします。
・依頼事項の記入
依頼内容の詳細や期日や謝礼を記入します。
相手に分かりやすいように箇条書きで書きましょう。
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交渉状を作成するときのポイント
納期やお金など、重要事項の変更を求める場合は書面で交渉を行います。
一度決めた内容を変更するので、筋が通っていなければなりません。
相手に納得してもらえるような内容にします。
交渉状を作成するときは以下のポイントに気をつけます。
・交渉理由を簡潔に記入する
交渉を行わなければいけない理由を分かりやすく端的に説明します。
言い訳やごまかしなど、相手に不快に思われる内容は書いてはいけません。
筋が通っている内容でなければダメです。
・納期の日時
納期遅れなどで、納期日を再交渉する場合はまず最短納期をしっかりと提示します。
そしてそれを迅速に行うという誠意を示す必要もあります。
・簡潔に交渉の内容を記入する
トラブルを最低限に抑えるために交渉内容を明確に記入します。
相手に誤解のないように、分かりやすく記入するのがポイントです。
見積書を作成するときのポイント
見積書は契約書とほど同じ意味を持ちます。
金額などは間違えると大変なことになりますので、再確認をしましょう。
見積書を作成するときには以下のポイントに気をつけます。
・箇条書きで書く
依頼内容ごとに項目を作って見やすくしましょう。
数字が続く場合は別紙に添付を行います。
・簡潔に
内容が分かりやすいように、「いつ」「だれに」「何」と具体的に内容を記載しましょう。
抗議状を作成するときのポイント
抗議状は相手に非を認めさせるための書状です。
ですが、上から目線になることがないようにしなけれなばいけません。
感情的な文章は避けましょう。
抗議状を作成するときには以下のポイントに気をつけます。
・相違点を明記する
発注したときの内容と、納品したときの内容の違いをハッキリとさせます。
・要望を曖昧にしない
講義をするだけでなく、相手に求める対応をしっかりと明記します。
曖昧にしてはいけません、ハッキリさせるのが大事です。
・証拠品の同封
証拠になるものがあれば、抗議状と一緒に同封しましょう。
また念のため、証拠品はスマートホンの写真などにも撮っておくと良いでしょう。
・実例を記入
損害内容を具体的に明記します。
内容が本当であるということをより強くアピールできます。
督促状を作成するときのポイント
もし相手に非があっても、今後の付き合いや立場を考えて、強く言えない時もあります。
そんなときは丁寧にお願いしましょう。
督促状は法的証拠としても、利用することができます。
ですから言葉には十分気をつけましょう。
督促状を作成するときには以下のポイントに気をつけます。
・困っている理由を明記する
相手に申し訳ないと思ってもらえるように、損害内容や、相手に望む対応をやんわりと説明します。
・問題の対象物を特定させる
話の対象が何なのかをハッキリとさせます。
・求める対応を記入
相手の事情を考慮し、なおかつ自社に損害が出ないように今後の対応策を促します。
わび状を作成するときのポイント
弁解の余地が無い場合、謝罪を行います。
相手に誠意を感じてもらうには早めの対応が必要です。
わび状を作成するときには以下のポイントに気をつけます。
・予測が出来なかったことを強調
まずは自社の非を認めます。
その上でトラブルを予測出来なかったことを説明します。
・損害状況の説明
伝えることは今回のトラブルに関する反省の意と、今後の改善策です。
そして今後もお取引を続けてもらえるように誠意を示します。
・具体的な対処法を述べる
トラブルに対してどのように対処するのか、相手が納得する対処法を明記します。
そしてこれ以上トラブルを起こさないことを約束します。
・スピーディな対応が大事
謝罪の意思を伝えるには、できるだけ早く対応することが大切です。
遅くなればなるほど、不信感を募らせます。
遅くなるほど、どんんどん話が悪い方向に進んでいくので、早めに対応していきましょう。
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