社内文書の種類や書き方の基本!大切なの読み手にわかりやすいこと。

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社内文書は礼儀的な部分があまり必要ない文書です。

ですから難しくないと思われがちで、作業のようになってしまいます。

ですが、社内文書は相手に分かってもらいやすく書くことが大切です。

会社によっては社内文書の書き方を統一しているところもありますので、決まりがあれば合わせて書きましょう。

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社内文書の基本

内容をしっかりまとめておく

社内の人同士の文書ですから、過度な敬語などは必要ありません。

時効の挨拶などの前文を考えなくていいのでラクです。

しかし、内容を相手に伝わりやすいようにまとめる力が必要です。

相手が内容を理解しやすいような表現をするなどの工夫も必要です。

また文書の作成や提出にもタイミングというものがあります。

相手の仕事に支障が無いように、早すぎず遅すぎずのベストタイミングを見計らいましょう。

過度な敬語も良くない

社内の人同士の文書なので、最低限の礼儀が守られていれば問題はありません。

文調は「です・ます」が適しています。

相手が上司だと、敬語を沢山使ったほうが良いような気がするかもしれません。

しかしそれは適切ではありません。

頭語や安否の確認や時候の挨拶なども、社内文書では使用しません。

敬語の使い方

敬語は読む人の立場や、その内容によって臨機応変に変えましょう。

例えば、電話のメモ等の日常的な文書作成は丁寧すぎると不自然ですよね。

その時々で言葉遣いを変える必要があります。

逆に始末書などの場合は、反省していることなどがしっかりと伝わるような敬語や表現をしなくてはいけません。

前述で社内文書は、相手に分かりやすく伝えることが大事とご説明しました。

そのためにも敬語も必要と覚えておきましょう。

 

社内文書の種類は?

よく聞く名称ばかりだと思いますが、その文書の目的と種類をもう一度把握しておきましょう。

・報告や届け出をするための文書・・・報告書・企画書・稟議書

・指示や命令のための文書・・・指示書・通達文・辞令

・記録や保存するための文書・・・議事録

・社内の連携のための文書・・・回覧板・伝言メモ

 

社内文書作成のポイント

結論から先に書く

社内文書はどうしても文章が長くなりがちです。

それでは伝えたいことがボヤけてしまいます。

ですので、最初は結論から先に述べるようにしましょう。

後から理由を書くことで話がまとまり、文章がダラダラと長くなるのを防ぐことができます。

書くことが多くなる場合は箇条書きを使いましょう

伝えたいことが多い場合、どうしても文書が長くなってしまいます。

そのときは箇条書きを使いましょう。

箇条書きで要点をまとめてあれば、大事なことが相手に分かりやすくなります。

また、相手に話が伝わりやすいような表現や例えを用いて作成すると、より分かりやすくなります。

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報告書の書き方

箇条書きで伝えるべきことを記入していきます。

内容を伝えるときに資料が必要であれば、データ等をまとめた資料を作っておきましょう。

結論は誰にでもわかるように端的に述べていきます。

内容があいまいに伝わってしまうような形容詞は使いません。(少々とかできるだけとか)

決定事項について書くときは自分の意見を入れずに、客観的に説明します。

 

稟議書の書き方

会社の幹部たちが見るような文書ですので、社内文書の中では特に丁寧に書かねばなりません。

稟議書の内容を認めてもらえるように、必要性や会社への利益などがしっかり伝わるように書きます。

購入したいものの効果を簡潔に述べて、値段や名称などは箇条書きにします。

 

提示文の書き方

見てすぐにわかるように、内容を簡潔にまとめましょう。

日時や場所などは箇条書きにして、見てすぐに分かるようにします。

 

顛末書・理由書の書き方

これらはトラブルが発生したときのその理由を説明するための文書です。

事実を客観的に述べて、今後の対策を述べます。

自分の意見を取り入れたような書き方をしてはいけません。

文章では5W2Hを使い、いつ・どこで・なにがから始まるようにしましょう。

わかりやすくするために箇条書きをつかい、どれくらいの損失や被害が出るかを数字を使って具体的に記入します。

そして、トラブルの理由だけでなく、現在の対応や今後の対策も記入します。

 

始末書の書き方

始末書とは会社に提出する反省文のことです。

トラブルを起こしてしまったことに対するお詫びや反省、再発させないための決意を会社に伝えるための文書です。

トラブルの内容などを簡潔に記入し、言い訳と思われるようなことは書かないようにします。

損害等が出ている場合は顛末書を作成し、トラブルの内容を具体的に説明する方法もあります。

反省を示す文書として始末書を書き、損害などを具体的にする文書として顛末書を書く方が、分かりやすい場合もあります。

 

進退伺の書き方

進退伺とは管理する立場にある人が、トラブルが起こったときに書く文書です。

トラブルの内容よりも謝罪の意味が強い文書です。

伝える内容としては、「このトラブルは管理者の私の責任である」ということを書きます。

もし予期せぬトラブルだっとしても、このトラブルは自分が責任を負うという気持ちを述べて書きます。

進退を会社に委ねる文書ですので、辞表を同封します。

 

社内文書 まとめ

・社内文書は相手に分かりやすく書かなければいけない

・結論は初めに書く

・伝えたい内容が多い場合は箇条書きを用いる。

・社内文書にはそれぞれ役割があるので、その役割に応じた言葉遣いや書き方をする必要がある。ムダなことは書かないようにする。

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