ビジネス文書を作成するときに大切なのは簡潔に書くことです。
そうすることで相手が理解しやすくなります。
文書をパッとみて、書いてある内容が分かりやすい文章を作成しましょう。
そのための基本を解説していきます。
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目次
ビジネス文書を作成する基本やポイント
ビジネス文書では読みやすい文書を作成しなければいけません。
ですから余白や箇条書きなど、視覚的な工夫もしていきます。
相手に内容をしっかりと伝えるには、１つの文書に一件の事柄を書くようにします。
複数の内容を１つの文書にまとめると、分かりにくくなります。
そしてどんな人が読んでも分かるような、言葉遣いや表現をする必要があります。
端的にまとめてわかりやすく
・文字量を多くしすぎない
文字量が多い文書と少ない文書、どちらが読む気になるでしょうか。
だれもが、文字量が少ない文書と答えると思います。
ですから文字量が多くなりすぎると読み手が、読む気になれなくなります。
「読んでみよう」と思ってもらうには、文書を短くまとめ上げる必要があります。
中には複数の内容を１つの文書でまとめなければいけない時もあります。
そのときは最初に「要約」をつけましょう。
・１つの文章につき、伝えたい内容を１つにする
文章構成として６行～８行ほどで１つの文章にしましょう。
それ以上続く場合は、一旦改行をして段落を区切るようにします。
特に伝えたい内容や複数のことを伝えたい場合は、箇条書きにしましょう。
箇条書きでポンポンポンとある方が、見やすく分かりやすいときもあります。
話をまとめるときは起承転結が大事
一般的な文章でも起承転結を用いると、話が分かりやすくなります。
ビジネス文書でも起承転結を用います。
しかし一般的な文章とは意味合いが変わってくるのでご紹介します。
・起・・・文書で伝えたいことや結論を書くようにします。前置きは頭語と前文のみ書くようにします。
・承・・・結論と導き出すための理由や説明の部分です。
・転・・・自分が進めたい内容に導くために、問題提起をする部分です。
・結・・・結果からでる要望や対策、相手に対する要望をまとめる部分です。
ビジネス文書では「起」の部分が結論です。
最初に結論から話したほうが、内容がわかりやすくなります。
そして要点を分かりやすくまとめます。
最後に自分の意見や提案を入れる、といった書き方がベストだと思います。
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５W２Hで分かりやすく正確に
ビジネスではよく「５W２H」という言葉が用いられます。
５W２Hを用いることでより具体的に相手に物事を伝えることができます。
読み手が理解しやすいように、箇条書きで書くなどの工夫も大切です。
５W２Hはどういった内容なのかをご説明します。
・when(いつ)・・・発信日、開催日時、決済日、期限、期間など
・where(どこで)・・・住所、集合場所など
・who(誰が)・・・発信者名、対象者名など
・what(何を)・・・件名（簡潔で具体的に分かりやすく）
・why(なぜ)・・・目的、根拠、企画、方針など
・how(どのように)・・・状況の説明と方針（文書作成の経緯と今後の動きを明確に）
・how much(いくら)・・・予算、見積もり、費用、注文量などのお金に関連する数値
誰にでも分かるように
文書で曖昧な表現の言葉を使うことはあまり良くありません。
なぜなら、読み手によって解釈が変わってくるからです。
ですから形容詞や副詞はあまり使わないようにします。
そして具体的な数値を用いて文書を作成します。
そうすることで誰が読んでも同じ解釈になります。
基本フォーマットを利用する
基本フォーマットを利用することで良い点があります。
それは文書の作成がラクになること・見る側が理解しやすくなることです。
会社によって規定の書式を使用していこともあります。
基本のフォーマットをあらかじめ作成しておきましょう。
仕事の効率化にも繋がります。
ビジネス文書を作成するときの基本やポイント まとめ
・文字量をできるだけ少なく簡潔に。
・必要によっては箇条書きなどを使って、読み手が分かりやすいように。
・起承転結を意識して、文書を作成することで分かりやすい内容になる。
・５W２Hを用いることで、具体的に物事を伝えることができる。
・ビジネス文書では曖昧な表現を使わない。数値などで具体的な内容にする。
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